Spørsmål om reiseregning

Økonomiavdelingen på jobben virker firkantede i sin behandling av reiseregninger, men det kan godt hende at de kun forholder seg til norske lover og regler så jeg spør forumet:

Jeg ble sendt på julebord med kunder, for å pleie disse og innhente markedsinformasjon. Vi fikk lapper ved hver tallerken for å skrive ned hva vi spiste og drakk. Etterpå kom kelneren med en kort-terminal og så regnet hun ut skyldig sum for hver person. Jeg betalte med kort og fikk kvitteringen som kom ut av kort-terminalen. Denne kvitteringen er ikke god nok for økonomiavdelingen, fordi det ikke er spesifisert hva jeg spiste og drakk (1 lutefisktallerken, 1 dessert, 1 øl, 2 akevitt (kunden insisterte...), og 1 portvin). De nekter å betale reiseregningen siden jeg ikke har «hovedkvitteringen». I samtale med økonomisjefen fikk jeg vite at hvis jeg var på langtur for jobben (f.eks. 3 uker i Singapore) og mistet konvolutten jeg oppbevarte kvitteringene i så ville jeg ikke få refundert noe. I beste tilfelle kunne jeg få det utbetalt som lønn som jeg blir trukket i skatt av.

Den ene drinken i baren før julebordet, også «obligatorisk», fikk jeg ikke med kvittering på, men har sendt inn et skjermbilde av nettbanken der hotellet og datoen og summen vises. Heller ikke dette er godt nok.

Jeg har ikke hatt problemer med noen reiseregninger hos noen arbeidsgiver tidligere, men spørsmålet er om de andre arbeidsgiverne har vært snille / gått på akkord med loven, eller om min nåværende arbeidsgiver er firkantede i sin tolkning.

På forhånd takk for svar

Økonomiavdelingen har rett. Det er ikke gyldig regnskapsdokumentasjon og på bakgrunn av dette vil ikke selskapet ha anledning til å kreve utgiftene til fradrag.

At restaurantansatte ikke evner å gi deg kvittering er forøvrig talentløst. Utbredt, men talentløst.

Kan legge til at mange økonomiavdelinger er slepphendte på området også. Sjeldent bra da dette er et populært område å gjøre bokettersyn på.

Det er ingen tvil om at en kvittering skal vise hva varen/tjenesten det betales for. Slippen fra bankterminalen er kun en bekreftelse på at du har betalt. Dette gjelder ikke bare for reiseregninger, men all regnskapsdokumentasjon.

Når det gjelder reiseregninger har det faktisk kommet en forenkling da det ikke lenger er et krav til originalbilag, men kan scanne eller avfotografere bilaget og legge dette ved elektronisk til reiseregningen. Du må uansett ha bilag som viser HVA det er betalt for.

Arbeidsgiver har strenge dokumentasjonskrav for å refundere treffritt til deg. Du må kunne dokumentere formål og hva det er betalt for.

Skatteetaten sier:
Dersom dokumentasjonsreglene i skattebetalingsforskriften ikke er oppfylt, skal utbetalingen behandles som trekk- og avgiftspliktig utbetaling. Arbeidsgiver plikter da å foreta forskuddstrekk i utgiftsrefusjonen-/utgiftsgodtgjørelsen og det skal beregnes arbeidsgiveravgift.

Tror uansett ikke du får refundert for brennevin, kun vin til maten - men usikker på det.

Ta kontakt med restauranten og få kvittering?

Dere har kanskje et reiseregulativ på jobben som beskriver dette? Hvis ikke, ville jeg tatt dette med HR siden du ikke har blitt gjort kjent med regelverket.

Det er jo to selvstendige spørsmål:

1. Hva som er gyldig regnskapsdokumentasjon?
2. Hvem som betale for morroa?

Jeg hadde startet med å ta en titt i personalhåndboka om dere har det...

Dette faller inn under representasjon.
Dokumentasjonsreglene gjelder, som andre har påpekt, for å unngå lønnsinnberetning.

For representasjon gjelder det en beløpsgrense i snitt per person (p.t. kr 440) og det kan dekkes øl og vin i "rimelige mengder". Serveres det sprit må hele kostnaden tas som ikke-fradragsberettiget kostnad for bedriften, altså får de ikke skattefradrag for måltidet i sin helhet pga ett glass akevitt. Ja, det er strenge regler for selv et naturlig akevittglass til lutefisken... Men det er ingenting i veien for at de dekker din utgift til sprit (og måltidet for øvrig) så lengde det er dokumentert. Og det er heller ingenting i veien for at de dekker utleggene dine til det, selv om det overskrider kr 440 pr pers. Det avgjørende med reglene er om det gis skattefradrag eller ikke for bedriften.
Det er ikke anledning til å splitte kvitteringen og holde spriten utenom...

For evt. lønnsinnberetning for den ansatte (dvs når beløp overstiger grensen, samt spritservering), er det etter hva jeg forstår avgjørende hva slags karakter tiltaket har. Dvs, om det anses som tjenesteoppdrag eller av privat karakter. Dette beror på en konkret helhetsvurdering.

Hensikten for de rigide reglene er å unngå statssponsede fyllefester og at kundepleie ikke skal være på grensen mot bestikkelse/korrupsjon. Tidene for sponsede jaktturer til Afrika er forbi

PS: på reiser, ta bilder av alle kvitteringer løpende med mobilen (som du naturligvis har skybackup av) slik at du kan dokumentere alt om du skulle miste kvitteringskonvolutten.

Tusen takk for svar alle sammen, det var nyttig. Etter 15 år med reiseregninger har jeg ikke vært borti problemer med å få dem godkjente, men da har nok økonomiavdelingene ordnet opp i etterkant. Personalhåndboken inneholder lite om reiseregninger, det nærmeste den kommer er: «Originale bilag må vedlegges reiseregning og limes på A4 ark for lett identifisering ved attestasjon av reiseregning.» Dette med liming har vi sluttet med, kvitteringene skannes.

Jeg må ta en tur til hotellet for å be om en kvittering som støtter kvitteringen fra kort-terminalen.

Hvor jobber du? Høres ut som det er klippet ordrett ut av personalhåndboken der jeg jobber

Her er det jeg ville kalt inn en representant for HR og en fra økonomiavdelingen til et kort møte og spurt hvorfor ikke personalhåndboken tilstrekkelig definerer hvilke bilag som skal være med, og videre spurt økonomirepresentanten hvordan han forventer at du skal forstå det.

Står ikke det i adjektivet før "bilag"? Det er det originale bilaget (OK, kanskje "kvittering" ville vært et bedre ord) som skal leveres inn. Utskrift fra en bankterminal har aldri vært nok.

Regnskapsavdelinger skal være firkantede... Dog er det mulighet til å være litt mer fleksibel. I forskrift om bokføring §5-1-1 sier blant annet:

"Dersom mottatt salgsdokument er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i delkapittel 5-1 og § 5-3-2a, må kjøper kreve nytt salgsdokument. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet."

Skal man kreve fradrag for inngående mva er kravet strengere (noe man ikke skal her), og siden du i tillegg har sprit på regningen er hele kostnaden med måltidet ikke fradragsberettiget (det minst gunstige for bedriften).

Jeg ville derfor godtatt at du skrev opp hva du/dere hadde drukket, og sannsynliggjort dette med kvitteringen fra betalingen. Den viser sikkert også tidspunkt for transaksjonen. Dette mener jeg er nok til at bedriften kan bokføre kostnaden hos seg og du få utbetalingen skattefri.

Vi har ikke kontor i Trondheim, men konsulentene som har bidratt til vår personalhåndbok finner nok ikke opp hjulet på nytt for hver kunde.

Takk, jeg gjorde noe lignende, nemlig å sende forslag til hva som burde stå der basert på innspill i denne tråden. Personalhåndboken skal revideres ved årsskiftet, så nå har jeg forhåpentligvis gjort arbeidet lettere for økonomisjefen siden han slipper å starte på skratch.

Vel, man trenger neppe noe møte for å skjønne at man skal dokumentere hva man har betalt for.
Samtidig sies det at jo at det finnes mulighet for at han kan få det dekket, men at han må betale skatt av det, og det siste er det ikke bedriften som bestemmer.

Ved et slikt tilfelle har bedriften en mulighet til, om de ønsker, å dekke dette skattefritt. De kan utbetale kostgodtgjørelse (diett) i henhold til statens satser. Beløp inntil dette vil da være skattefrie. Selv reiser jeg kun på diet og slipper derfor å bry meg om kvitteringer for mat, drikke og andre småting.

Dette har jeg levd lykkelig uvitende om på tross av reising verden rundt på oppdrag fra arbeidsgiver. Basert på tilbakemeldingene over så ser jeg jo at dette er kunnskap endel besitter, men en kort runde blant eldre kolleger viser at de også var ukjente med dette. Ved neste reiseregning er det dog ingen unnskyldning lenger.

Supert, jeg har på følelsen at dette blir et nyttig argument i uken som kommer

Firmaet jeg jobber i (stort internasjonalt IT-firma) har omsider somlet seg til å ha et helelektronisk system for reiseregninger. Ta bilde av kvittering, og legg det ved reiseregning (egen app). Er jeg på flerdagers tur kan jeg enkelt levere reiseregning hver dag. Ingen kvitteringer blir borte.
Bilder av kvitteringer er vel også godkjent som bilag av skattemyndigheter nå?